Het is 29 mei en we zijn er klaar voor! Ons nieuwe cloudconcept Werkplek365.cloud is een feit. Al jaren helpen wij organisaties met een succesvolle transitie naar de (public) cloud en helpen wij ze de diensten van Office 365 te omarmen. Nu zijn we nog meer klaar voor de snelle transitie die onze manier van werken doormaakt. Maar, bent u er al klaar voor en hoe gaat u zorgen voor de juiste keuze(s)?
We gaan u helpen! In veel organisaties gaat de transitie naar de cloud simpel, maar worden er belangrijke zaken overgeslagen die de transitie echt succesvol maken. Ons concept is ontstaan vanuit de wens om organisaties de cloud te laten omarmen, zonder dat de gebruiker of de techniek hierin een drempel moet zijn.
Cloudadoptie: met Werkplek365 gaat dat vertrouwd en vlekkeloos
Lang verhaal kort, de transitie naar de cloud is voor iedere gebruiker weer anders. De ene adopteert het binnen een dag, de andere doet er wat langer over. Met ons cloudadoptie programma zorgen wij er voor dat er een belangrijke basis wordt gelegd. Hoe dat werkt leg ik hieronder graag uit.
Stap 1: realiseer de verandering
Het cloudlandschap is verder dan ooit en technisch zijn er weinig drempels meer, daarom richten wij ons de laatste jaren steeds meer op change management: hoe begeleid je de organisatie en de gebruikers in de verandering die ze door gaan maken? Want stap 1 is voor jouw organisatie om te realiseren dat dit een verandering gaat brengen en deze te omarmen.
Stap 2: samen de ideale werkplek zoeken
De acceptatie van een digitale werkplek begint bij het eerste gesprek in jouw bedrijf. In tegenstelling tot een intranetoplossing, waarbij de communicatieafdeling meestal het voortouw neemt, is het belangrijk om managers en leiders uit alle teams te betrekken. Samen vormen deze mensen een groep die een reeks gedeelde doelen kan creëren voor iedere persona. Hierbij brengen ze alle problemen in kaart die ze willen oplossen, evenals de nieuwe kansen die ze willen creëren voor hun teams en organisatie.
Stap 3: wat verandert jouw digitale werkplek?
Voordat je een wijziging aanbrengt, is het goed om te weten wat je gaat veranderen. Omdat een adaptive workspace zich automatisch aanpast aan iemands rol, apparaat en locatie, is het belangrijk om te weten wat elke groep in de werkplek zal gebruiken. Zal iedereen in jouw bedrijf Werkplek365 gebruiken? Welke technieken zullen ze gebruiken? Welke technieken worden vervangen? Wat is de impact van deze verandering?
Stap 4: klik eens een tijdje rond
Stel je voor dat je je slimste mensen bij elkaar brengt. Ze creëren de best denkbare werkplek. Maar direct na de lancering ontdek je dat een kernfunctie ontbreekt. Om dit te voorkomen, moet je altijd een testgroep hebben (of meerdere, afhankelijk van je bedrijfsgrootte). Bovendien, door mensen de werkplek te laten testen, krijgen ze het gevoel dat ze veranderingen kunnen aanbrengen in de nieuwe werkplek, waardoor ze enthousiaster worden!
Stap 5: Lanceren die hap!
Nadat de feedback van de testgroepen is verwerkt, is het tijd voor de lancering van de werkplek! Afhankelijk van de grootte van de organisatie en de structuur, bepalen we een slimme lancering. Ga je dit in je teamvergadering doen of moet het via je lijnmanagement? In ieder geval is het slim om in de eerste periode na lancering zoveel mogelijk feedback te verzamelen: dat kan simpel, want we integreren gewoon een feedbackformulier in de werkplek, zie stap 6.
Stap 6: ‘nazorg’ en feedback
Je bent nog niet klaar na het lanceren van de digitale werkplek. Als je de vorige stappen hebt gevolgd, is de kans groot dat mensen hun digitale werkplek ten volle zullen gebruiken. Maar feedback en nazorg zal waardevol zijn, want zo kunnen we samen extra voordelen toevoegen, processen optimaliseren en het werk dus nog meer vereenvoudigen! (en dat is waar het om draait)