Het belangrijkste aspect van de overgang naar een nieuwe digitale werkplek zijn de mensen. Dat zijn immers degenen die de digitale werkplek zullen gaan gebruiken, en daarom is het cruciaal om bij hen te beginnen. Om te verzekeren dat iedereen een passende werkplek krijgt en ook daadwerkelijk zal gaan gebruiken, kun je gebruik maken van persona’s. In deze blog leggen we je uit wat deze persona’s zijn, welke cruciale rol zij spelen in de adoptie en hoe jij aan de slag kunt gaan met het creëren van jouw persona’s.
Wat zijn persona’s (en waarom zijn ze zo belangrijk)?
Jouw werknemers zijn degenen die uiteindelijk zullen bepalen of jouw nieuwe digitale werkplek een succes is of niet. Het product kan nog zo geweldig zijn, maar als mensen niet weten hoe ze het moeten gebruiken of als het niet aansluit bij wat zij nodig hebben, is de kans klein dat ze de nieuwe werkplek zullen omarmen.
In een ideale wereld zou er voor iedereen binnen een organisatie individueel een optimale werkplek worden ingericht. Dit zou het inrichten van de perfecte werkplek ingewikkeld en tijdrovend maken – alle gebruikers zijn immers anders. Gelukkig zijn er vaak groepen mensen die soortgelijk werk doen, dezelfde applicaties nodig hebben en in dezelfde mate gebruik maken van IT. Op basis van deze groepen kun je persona’s creëren.
Een persona is in wezen een gebruikersprofiel die een naam en gezicht geeft aan een gebruikersgroep. Door persona’s te creëren voor jouw organisatie, kun je in kaart brengen wat voor type medewerkers er werken, hoe ervaren zij zijn met technologie, wat zij al gebruiken, wat zij nog nodig hebben en wat hun obstakels zijn.
De weg naar een werkplek op maat
Op basis van deze informatie kun je voor de gebruikersgroepen achter deze persona’s de werkplek creëren die zij nodig hebben en die past bij hen en hun werkzaamheden. Door een aangepaste werkplek te bieden die aansluit bij de taken en behoeften van de gebruiker, wordt het makkelijker voor de gebruiker om deze werkplek ook daadwerkelijk te gebruiken.
Niet alleen voor het inrichten van de werkplek komen persona’s goed van pas. Ze zijn ook erg nuttig om te gebruiken als basis voor trainingen en communicatie. Sommige gebruikersgroepen, of in dit geval dus persona’s, zullen wat meer aandacht nodig hebben bij de overgang naar een nieuwe digitale werkplek. Sommige persona’s hebben nou eenmaal meer training, aanmoediging en/of technische ondersteuning nodig dan anderen, wat te maken kan hebben met verscheidene indicatoren van de persona (waar we later op terugkomen). Op basis van de persona’s kun je de gebruikersgroepen de hulp bieden waar zij behoefte aan hebben en krijgen mensen niet meer of minder begeleiding dan ze nodig hebben.
Hoe bepaal je persona’s?
Er zijn verscheidene kenmerken op basis waarvan je jouw persona’s kunt vormen. Door soortgelijke gebruikersgroepen te definiëren en voor hen deze categorieën in te vullen, creëer je jouw persona’s.
- Demografie: Denk hierbij aan leeftijd en opleidingsniveau
- Functie en senioriteit: Wat is hun functie in jouw organisatie?
- Functiedoelstellingen: Waarom doen zij wat ze doen in jouw organisatie? Wat is het doel van hun functie?
- Uitdagingen: Welke moeilijkheden ervaren zij bij hun dagelijkse taken?
- Mobiliteit: Hoe mobiel zijn zij in hun positie? Zijn ze vooral op kantoor of vooral onderweg?
- Samenwerking: In welke mate werken zij samen met collega’s of externe partijen?
- Technische vaardigheid: Hoe vaardig zijn zij met technologie en hoe snel leren ze nieuwe skills?
- Informatiebronnen: Uit welke apps en tools halen zij hun informatie?
- Meest gebruikte applicaties: Welke applicaties gebruiken zij vaak (of moeten zij gebruiken) om hun werk te doen?
De werkplek inrichten op basis van persona’s
Nu je jouw persona’s gedefinieerd hebt, kun je ze gebruiken om passende werkplekken in te richten. Dit begint bij een inventarisatie: welke technologie wordt al gebruikt? Welke technologie hebben ze nog nodig? Welke technologie moeten we vervangen?
We hebben hier een handige inventarisatielijst voor opgesteld welke wij gebruiken tijdens het begeleiden van de werkplekadoptie. Zowel partners als klanten krijgen deze lijst en andere handige tools en vullen deze samen in met ons Success Team, wanneer zij gebruik maken van onze adoptie-ondersteuning. Wil je hier meer over weten? Neem contact op met ons Success team.
Als je al jouw (benodigde) technologie in kaart hebt per persona, kun je een passende basiswerkplek kiezen en deze inrichten aan de hand van de behoeften en benodigdheden van jouw persona’s.
De volgende stappen
Persona’s helpen jou om gebruikersgerichter te zijn en jouw medewerkers de digitale werkplek en ondersteuning te bieden die zij nodig hebben, wat een goede stap is in de richting van volledige adoptie van jouw nieuwe werkplek. Dit is echter niet het einde van het adoptieproces; om ervoor te zorgen dat alle medewerkers de digitale werkplek omarmen, zijn er nog meerdere stappen te gaan.